Umfang der Tätigkeit
Sie sind für die Koordination von internen und externen Anfragen über Telefon, E-Mail und Präsenz verantwortlich. Sie vermitteln an den jeweiligen Ansprechpartner, empfangen Gäste und bereiten den Besprechungsraum vor.
Zudem unterstützen Sie bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten wie beispielsweise Terminplanung, Reisemanagement, Hauspost sowie der Kontierung von Rechnungen.
Zu Ihren weiteren Aufgaben gehört das Veranstaltungsmanagement, indem Sie Einladungen erstellen, als Ansprechpartner für Teilnehmer vor Ort fungieren und externe Dienstleister bei Veranstaltungen betreuen und bewirten.
Sie unterstützen zudem im Bereich Marketing für Schulungen, Dienstleistungsaufträge, Auftragsforschung, Veranstaltungen und Konferenzen. Sie treten in Kontakt zu dem zentralen Marketing und sind für die Koordination und Beschaffung verantwortlich. Des Weiteren arbeiten Sie mit technischen Verantwortlichen zusammen.
Zu Ihren weiteren Aufgaben gehört das pflegen von Daten, z.B. aktualisieren von Datenbanken, Listen und Übersichten. Zudem kümmern Sie sich um das Bestellwesen, z.B. die Verwaltung von Büromaterialien und sind zuständig für das Dokumentenmanagement indem Sie die Ablage, Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken z.B. Protokolle und Präsentationen vornehmen. Sie fungieren als Schnittstelle innerhalb des Teams und in der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, vor allem der zentralen Verwaltung der Hochschule.
Anforderungen
Sie besitzen eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder vergleichbaren Bereich und können Berufserfahrung in der Verwaltung öffentlicher Stellen sowie in der Kontaktdatenverwaltung vorweisen.
MS-Office Kenntnisse sowie gute Englischkenntnisse setzen wir für diese Tätigkeit voraus.
Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsfähigkeiten, Motivation und eine strukturierte Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.